Il suo nome è GIADA, un bell'acronimo dietro il quale si cela un programma dalle
caratteristiche molto importanti per parecchie categorie professionali: gestione
interattiva e automatica di documenti e archivi. Il problema dell'archiviazione dei
documenti è tra i più sentiti dalI'utenza aziendale e professionale. Si va verso
l'ufficio elettronico, con la maggior riduzione possibile dei supporti cartacei. I
vantaggi sono intuibili, ma occorrono strumenti e programmi molto potenti per mettere in
essere un archivio elettronico. I documenti devono essere trasformati, mediante uno
scanner o battitura diretta, in formato digitale e quindi archiviati in modo da essere
gestibili nel migliore dei modi. GIADA è uno dei più completi programmi oggi in
commercio per il controllo dei dati presenti nei documenti redatti con un qualsiasi word
processor disponibile su Macintosh. è costituito da un sistema di archiviazione dei dati
puramente relazionale, che consente di collegare logicamente i campi di diversi archivi e
di effettuare operazioni logiche (and, or, not) fra le tabelle presentate per mezzo delle
classiche finestre Macintosh. Le informazioni memorizzabili vengono suddivise in varie
categorie: date, numeri, alfanumerici, immagini. Uno dei vantaggi di GIADA, rispetto ai
sistemi di information retrieval di vecchia concezione, è che permette la suddivisione
delle informazioni in sottosistemi. Per capirci meglio facciamo un esempio. Supponiamo di
voler gestire il reperimento di informazioni relative a documenti contenenti articoli
redatti da più autori su argomenti diversi. In questo caso ogni documento presenterà una
serie di informazioni che può essere suddivisa in tre categorie: nomi di autori,
argomenti trattati, vocaboli generici.
Queste tre classi rappresentano sottosistemi di un
insieme del tutto generico: i vocaboli che compongono tutti i documenti. Si avranno in
questo caso a disposizione due tabelle per i nomi e gli argomenti, e una terza tabella che
contiene i vocaboli dei documenti che non si possono classificare a priori. Una quarta
tabella riporterà informazioni relative ai documenti già archiviati. A ogni riga delle
tabelle corrisponde una scheda, che permette di memorizzare le informazioni principali e
anche notizie aggiuntive (come i dati anagrafici di un autore, per esempio). Questa è
grosso modo la "gabbia" in cui opera GIADA. L'analisi dei documenti avviene in
maniera completamente automatica grazie a un potente sistema di indicizzazione che collega
i vocaboli trovati nei documenti con una specifica classe predefinita. Gli altri termini
vengono inseriti nell'archivio dei Vocaboli generici, un file che diventa sempre più
vasto via via che aumentano i documenti indicizzati. Il programma, in una prima fase,
procede a esplorare i documenti da archiviare, quindi richiede alcuni parametri che si
possono variare a seconda delle necessità. Viene chiesto, per esempio, qual è il numero
di caratteri minimo che una parola dovrà contenere per essere indicizzata. Se i documenti
sono stati realizzati con particolari criteri, si può effettuare un'indicizzazione
intelligente, risparmiando così tempo. Basta conoscere a priori i vocaboli da indicizzare
e comunicare a GIADA di considerare soltanto le parole precedute da un simbolo convenuto.
Una volta effettuata l'archiviazione dei documenti è disponibile un'opzione che consente
di individuare in maniera istantanea i testi che soddisfano i requisiti voluti. In una
finestra di dialogo si può impostare una ricerca per estrarre tutti i documenti che
contengono, per esempio, le parole Telecomunicazioni, Ibm ma non Olivetti. GIADA, come
già accennato, interagisce con tutti i word processor dell'ambiente Macintosh, ed è
quindi in grado di aprirli nel loro formato originale. Tra i punti chiave dell'innovazione
in GIADA va sottolineata l'interattività fra base-dati e sistema di reperimento di
informazioni. Mediante il programma della Exo Systems si possono quindi gestire dati
archiviabili manualmente e ottenere report, stampe e selezioni delle informazioni nella
maniera desiderata. Si possono inoltre gestire documenti mediante indicizzazione totale o
contestuale, con l'opportunità di individuare in essi particolari classi di dati.