GIADAscan è un sistema
interattivo e personalizzabile per la gestione della documentazione aziendale composto da
hardware e software operante in ambiente Windows.
Archivia e gestisce immagini e documenti cartacei, elettronici (bianco/nero, colori),
fotografie, suoni, disegni tecnici e pagine Web e consente prestazioni eccezionali finora
ottenibili solo con sistemi basati su costosi minicomputer o mainframe.
Esigenze di base
Il sistema GIADAscan nasce per, risolvere le esigenze di gestione documentale
dell'ufficio. Esso presenta caratteristiche di praticità di archiviazione, riservatezza
delle informazioni e facilità di recupero dei documenti in base al loro contenuto o alle
parole chiave ad esso associate.
I documenti acquisiti, ad esempio pagine di pratiche o fogli, vengono associati a schede
(personalizzabili) che raccolgono informazioni utili al loro reperimento.
Il sistema GIADAscan integra in un solo modulo tutte le funzionalità richieste per
l'archiviazione massiccia di documenti quali l'acquisizione, l'archiviazione, il
riconoscimento dei caratteri tramite OCR, un sistema di reperimento veloce ed intuitivo,
la gestione del flusso informativo e dei diritti di accesso ai documenti oltre che lo
smistamento di questi.
Ogni documento, acquisito e riconosciuto, viene automaticamente archiviato senza soluzione
di continuità dalla fase di acquisizione a quella di archiviazione secondo le modalità
prestabilite dall'utente.
Il procedimento di archiviazione comprende le seguenti fasi:
Acquisizione
La prima fase consiste nell'acquisizione dei documenti e quindi nella loro conversione in
formato digitale.
I documenti cartacei (lettere, delibere, fax, bollle, fatture, immagini, disegni tecnici
etc.) vengono acquisiti mediante speciali apparecchi di riconoscimento ottico (scanner) ad
alta velocità, in grado di acquisire documenti ad una velocità di oltre 50 pagine al
minuto.
Velocità e compattezza sono le caratteristiche degli scanner supportati dal modulo di
acquisizione, consentendo la memorizzazione di documenti dal formato 'Lettera' al formato
A0.
Sono disponibili risoluzioni standard di 200, 240, 300, e 400 punti per pollice,
permettendo di scegliere il livello di qualità e la velocità di acquisizione (25 pag/min
per il formato A4 a 200 dpi).
La dotazione del sistema ADF (automatic document feeder) consente il caricamento di più
di 100 pagine formato A4-A3 alla volta, che possono essere archiviate in modo continuo.
Riconoscimento
Il modulo di riconoscimento OCR (acquistabile separatamente) consente la conversione
automatica dei documenti acquisiti in caratteri, come se fossero digitati direttamente da
tastiera.
Questo permette di avere due versioni dello stesso documento, una immagine ed un documento
in formato testo.
Tramite l'immagine è possibile analizzare eventuali disegni,
timbri, firme contenuti nel
documento e portarla in stampa come fosse l'originale. La conversione in testo condente
sia di manipolare il testo stesso con operazioni di copia/incolla verso altri documenti,
sia di indicizzare il contenuto del documento archiviato al fine di creare delle parole
chiave per le ricerche.
Il modulo di riconoscimento è estremamente flessibile e accetta
impaginazioni complesse,
caratteri misti, spaziature proporzionali, documenti singoli o multi-colonna e permette di
riconoscere caratteri con dimensioni da 6 a 24 punti. Èpossibile inoltre
effettuare il
riconoscimento in automatico di aree prestabilite, in modo da poter archiviare
direttamente documenti dal formato predefinito (moduli di iscrizione, moduli di analisi
bolle, fatture ecc.). Il sistema di riconoscimento automatico consente di identificare sul
modulo caselle di spunta, caselle numeriche o di testo, i cui valori verranno trasferiti
direttamente sui campi del DataBase di GIADAscan.
Archiviazione
La struttura del sistema GIADAscan si basa sul DataBase relazionale GIADA (Gestione
Interattiva Automatica Documenti e Archivi) il primo sistema di gestione delle
informazioni veramente completo che permette l'assoluto controllo dei dati presenti nei
documenti, sia quelli acquisiti con scanner o altre fonti che quelli preesistenti in forma
elettronica.
La soluzione è un sistema interattivo interamente programmabile persino dall'utente
stesso, che offre la possibilità di collegare tra loro gli archivi in modo relazionale.
L'indicizzazione dei documenti può avvenire secondo le impostazioni scelte dalll'utente.
È infatti possibile una indicizzazione contestuale, nella quale vengono considerati solo
i vocaboli immessi precedentemente dall'utente, oppure effettuare una indicizzazione
totale dei testi che considera come chiave di ricerca qualsiasi vocabolo presente nel
documento.
Consultazione
Le ricerche consentono di accedere a tutti i documenti indicizzati e a tutte le schede ad
essi corrispondenti per mezzo di comandi semplici ed intuitivi utilizzando operatori
logici (AND, OR, NOT).
Il tutto avviene mediante l'utilizzo di pannelli autoesplicativi e di pulsanti, oltre alla
possibilità di personalizzare il tipo di ricerca con l'utilizzo di funzioni macro.
La consultazione di documenti può avvenire da postazioni collegate in rete e dotate di
schede che permettono di accellerare le operazioni possibili sull'immagine del documento
(visualizzazione, scalatura a grigi, ridimensionamento, rotazione e stampa).
La rappresentazione dei dati avviene in forma tabellare al fine di consentire un visione
d'insieme ed una immediata interpretazione dei risultati della ricerca.
Personalizzazione
In caso di personalizzazione, le procedure per l'archiviazione dei documenti vengono
predisposte in seguito all'analisi delle esigenze dichiarate dal cliente.
I nostri esperti di sistema si occupano della progettazione e realizzazione delle funzioni
personalizzate in accordo alle indicazioni fornite dal cliente e relativamente
all'attività da esso svolta.
Particolare attenzione può essere posta all'integrazione del nuovo ambiente con altri
già esistenti. Questo consentirà agli operatori di integrare le procedure oppure di
mantenere il controllo sulle informazioni preesistenti per un tempo sufficiente a
garantire una migrazione completa verso più moderni sistemi informativi.
Riservatezza delle informazioni
I controlli sull'accesso alle informazioni riservate potranno essere effettuati in base al
livello a cui appartiene la password in dotazione a ciascun utente oppure in base al
sistema di classificazione propria dei documenti cui si vuole accedere. Questo consentirà
di realizzare opportuni filtri sulle informazioni più riservate.
Procedure di backup automatico
È possibile personalizzare le procedure di backup automatico dei documenti e degli
archivi disponendo di unità magneto-ottiche, a nastro o CD-R.
Il salvataggio delle copie di sicurezza può avvenire periodicamente sulla base di tabelle
prestabilite, o essere impostato manualmente. In ogni caso la procedura effettua
automaticamente l'aggiornamento dei documenti modificati e il salvataggio di quelli nuovi.
Interazione con altri programmi
GIADAscan si integra con i più noti pacchetti software quali Word-processors, fogli
elettronici e agende di pianificazione. Funzioni di condivisione ed esportazione
dei dati
permettono di includere documenti o parte di essi all'interno di altri
documenti prodotti
con programmi di videoscrittura.
Ad esempio sarà possibile al momento della creazione di una fattura esportare
automaticamente tutti i dati relativi al cliente verso un documento in
formato Microsoft
Word che rappresenta il template della fattura stessa, senza peraltro modificare le
abitudini di lavoro e lo conservando lo stile grafico aziendale.
Scalabilità
Il sistema GIADAscan è disponibile in tre configurazioni di base scalabili e quindi
specifiche per ogni esigenza:
Sistema Base
Il sistema base è la versione 'leggera' di GIADAscan.
È indicata per la gestione di piccole quantità
di documenti che non comportano una
archiviazione massiccia ed impegnativa.
Supporta tutti gli scanner a bassa velocità compatibili con lo standard TWAIN.
La compressione/decompressione deeel immagini avviene in modalità software.
Standard Edition
È la versione intermedia del sistema GIADAscan.
È indicata per la gestione di medie quantità di documenti.
Supporta scanner a media velocità (10..15 pag/min) con interfaccia SCSI ed è fornita con
hardware dedicato per la compressione/decompressione per le immagini.
Professional Edition
È la versione professionale del sistema GIADAscan.
È indicata per la gestione di elevate quantità di documenti.
Supporta scanner ad alta velocità (oltre 55 pag/min) ed è fornita con hardware dedicato
per la compressione/decompressione immagini e la stampa ad alta velocità.
Espandibilità
Sono disponibili più di dieci moduli che consentono di ampliare le possibilità del
sistema e di renderlo adattabile ed espandibile per esigenze future.
Configurazioni tipo
La versione GIADAscan Base (per drivers Twain, composta dal solo software), supporta oltre
40 tipi di scanner a bassa velocità ed il funzionamento in rete multiutente.
La versione professionale supporta scanner ad alta velocità (oltre 25 pagg./min. -
Fujitsu; Ricoh; Bell & Howell) ed integra schede hardware di
compressione/decompressione e stampa veloce
Il prodotto GIADAscan, disponibile in diverse versioni (GIADAscan Base,GIADAscan standard,
GIADAscan Professional, GIADAvisual, GIADAscan/OCR) è particolarmente indicato per
l'archiviazione di grosse mole di documenti, mediante l'utilizzo di dispositivi di
memorizzazione magneto/ottici, Juke box e CD-R, in rete locale e monoutente.
